Frist for avholdelse av årsmøter i idrettslag utsettes til 15. juni

NIF har valgt å sette nye frist på å avholde årsmøte. Nedenfor finner du informasjon fra NIF

 

Oppdatert 12.mars kl. 09.55. Som følge av utviklingen av situasjonen knyttet til koronaviruset, har NIFs generalsekretær i dag besluttet at alle idrettslag gis dispensasjon fra fristen om å avholde årsmøte innen 31. mars. Ny frist er 15. juni.

 

Hvem i idrettslaget treffer en beslutning om å utsette årsmøtet?

Det er styret i idrettslaget som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for idrettslaget å utsette årsmøtet, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet må ta raskt og som ikke kan vente.

Bør idrettslaget kontakte idrettskretsen for råd om det skal utsette årsmøtet eller ikke?

Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter. Idrettskretsene har ikke særlig kompetanse på medisin eller smittevern, og vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet.

Må styret søke om dispensasjon?

Nei, søknad er unødvendig.

Må styret informere noen om beslutningen?   

Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene.

Styret trenger ikke å informere verken idrettskrets eller særforbund om beslutningen.

Hva med rapportering i Samordnet registering?

Innrapportering skjer elektronisk og kan derfor fint gjennomføres innen fristen 30. april. Idrettslaget må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall mm., mens informasjon som kun foreligger etter avholdt årsmøte, f.eks. nye styremedlemmer osv. først fylles ut på et senere tidspunkt når idrettslaget har avholdt årsmøte.

Sitter styret og andre tillitsvalgte inntil videre?

Ja, dersom styret beslutter å utsette årsmøtet, sitter styret og øvrige tillitsvalgte inntil et nytt årsmøte med valg er avholdt.

Kan idrettslaget avholde årsmøte uten fysisk oppmøte?

Dette gjør NIFs lovutvalg en vurdering av nå. Informasjon vil bli lagt ut her, når dette er avklart.

Er det andre forhold styret bør tenke på når det beslutter å utsette årsmøtet?

Dersom idrettslaget leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

Kan styret fastsette ny kontingent for 2020?

Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen må fastsettes av årsmøtet. Dersom idrettslaget har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, kan idrettskretsen kontaktes for bistand.

Hvordan fastsettes nye treningsavgifter?

Disse kan fastsettes av styret eller grupper/gruppestyrene, og behøver ikke fastsettes av årsmøtet.

Hva gjør styret med regnskaper og revisjon?

Styret sørger for at regnskap ferdigstilles og blir revidert som normalt.

Hva gjør styret med årsmøtedokumenter?

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet.