Styrereferat 1 – 2016

Tid og sted: 27.-28 februar, Ullevål Stadion

Tilstede: Morten Novum, Per Øivind Fjeld, Pål Nilsen, Renate Evertsen & Bjørnar Brende Smestad Forfall: Inger Blikra & Frank Gyland

Referent: Tone Ingebretsen

 

Telefonmøte og styremøte:

26.1 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

27.-28.2 – Styremøte

15.3 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

26.4 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

28.-29.5 – Styremøte

28.6 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

27.-28.08 – Styremøte

27.9 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

25.10 – gjennomgang av VPL, fordeling av oppgaver.

26.-27.11 – Styremøte

 

Avsluttede Saker 25/13 Reglement for Nasjonale stevner. 26/13 Endring i organisasjonshåndboka.

9/14 Konkurransetilbud til 10-14 åringer

23/14 Tilbud på ny lisensforsikring

24/14 Bingoavtalen (utsatt?)

1/15 Budsjett 2015 2/15 Sponsor på streaming 3/15 Gjennomføring av trener I i 2015.

4/15 Tinget

5/15 Idrettstinget

Saker behandlet av AU

1/16 Dispensasjonssøknad manglende lisens for Lars Kirkebøen, RM Østafjell

 

VIDEREFØRTE SAKER

23/13 Journalføring

Rutinene for håndtering og oppbevaring av post og mail skal forbedres. Per har fått ansvaret til å lage et enkelt Excel ark for lagring av viktig informasjon som kan være lett tilgjengelig for hele styret. Alt ekstern korrespondanse skal føres av Forbundskontoret Per og Anne samarbeider om å lage et godt oppslagsverk.

Ansvarlig: Per Status: Utgår

6/15 Disiplinærsaker

All saksbehandling i disiplinærsaker skal dokumenteres skriftlig

Ansvarlig: styret Status: Avsluttet

10/15 Nordisk

Forslag om å gjeninnføre Nordisk åpen styrkeløft og benkpress. Forslag om å arrangere hvert år, annen hvert år med og uten utstyr.

NPF kongressen er utsatt til mai, der saken vil bli tatt opp.

Ansvarlig: styret Status: Videreføres

11/15 VPL 2016

VPL 2016 ble gjennomgått og ajourført. Versjon 1.0 er gjeldende fra 1.mars.

Ansvarlig: styret Status: Videreføres

12/15 Gjennomgang av aktivitetsmidler regioner 2016

Gjennomgang av aktivitetsmiddelsøknader fra regionene og fordeling av midler. Årets tildelinger publiseres under Regioner på NSFs nettside.

Ansvarlig: styret Status: Avsluttes

13/15 Oppdatering av organisasjonshåndboken og vedlegg i NB etter Tinget

Et vedlegg skal legges til i NB (Nasjonale Bestemmelser), oppdateres på nettsiden til NSF i uke 10.

Ansvarlig: styret Status: Avsluttet

14/15 Arrangører NM

Mangler arrangør til NM ungdom, junior og veteran utstyrsfritt. Arrangør avklart – Lenja AK, Gressvikhallen.

Ansvarlig: styret Status: Avsluttes

 

NYE SAKER

1/16 Organisasjonshåndboka – endelig gjennomgang

Organisasjonshåndboka er revidert, men må ha en siste gjennomgang før den legges ut.

Alle tar en kontroll på eget ansvarsområde, før den publiseres på nettsiden til NSF. Frist for kommentarer/tilbakemelding er 15.03.16.

Ansvarlig: Styret Status: Videreføres

2/16 Utarbeide «kjøreregler» for påmelding og billettbestilling, Veteraner

Tone utarbeider forslag til dokument som skal forenkle oversikten over billettbestilling/overnatting og deltakelse for NSFs veteraner som er tatt ut til å delta Internasjonalt.

Dagens ordning er ekstremt ressurskrevende, og risikoen for å gjøre feil er til dels høy.

Tone sender over mal til Per for felles bestillingsskjema og foreslåtte kjøreregler for veteranene som representerer Norge internasjonalt. Per tar dette videre med landslagssjef for veteraner.

Ansvarlig: Per Status: Videreføres

3/16 Standardbrev/informasjonsskriv til utsendelse ved sletting av ikke-godkjente resultat.

Det hender at resultat på resultatservice slettes av en eller annen årsak. For å sikre at nødvendig informasjon når klubben, skal det utarbeides et standardskriv som redegjør for årsaken til dette.

Standardskriv ved avslått resultat, sendes klubben.

Klubber som sender inn protokoller med ulisensierte løftere, må endre praksis for dette

umiddelbart. Kun lisensierte løftere skal påføres protokoll.

Ansvarlig: Pål Status: Avsluttes

4/16 Oppgang av ansvarsområder vedrørende sosiale medier, spesielt Facebook.

Renate utarbeider utkast til en publiseringskalender for oppdatering av aktiviteter på forbundets nettside. Kalenderen skal gjenspeile VPL, og når utkastet er etablert skal styrets medlemmer fylle inn aktiviteter som reflekterer den enkeltes ansvarsområde. Viktige saker linkes også til Facebook.

Hvem svarer på hva?

Ved henvendelser på NSFs Facebook-side, vil Renate i hovedsak svare på spørsmål, skulle det være et organisatorisk spørsmål videresendes det til Tone. Dersom det er et idrettspolitisk spørsmål videresendes det til NSFs styrerepresentant med ansvar for det aktuelle fagområdet.

Ansvarlig: Renate og styret

Status: Pågår

5/16 Gå opp møteplan og melding av nye saker til styremøter

Møteplan som skissert ovenfor godkjent.

Morten sender e-post til organisasjonssjef ved Idrettens Hus for å avklare forbundets muligheter/rettigheter ved bruk av fasiliteter ved Idrettens Hus, Ullevål.

Kommer tilbake med sted for styremøtet i mai.

Minner om vedtak 18/14 Styremøter 2015, der innhold i innmeldte saker er definert.

Ansvarlig: Alle

Status: Avsluttes

6/16 Post 3 rapport

Dokumentet som definerer «Kvalitet og verdigrunnlag» oppdateres av Renate, og møtet med NIF som omhandler Post 3 midler avholdes 1.april. Morten deltar på møtet med NIF.

Ansvarlig: Renate og Morten Status: Videreføres

7/16 Videreføring av praksis for norske rekorder

Dagens praksis avviker fra IPF regelverk, det opprettes av den årsak et vedlegg til NB som presiserer dette.

Ansvarlig: Per Status: Videreføres

8/16 Lagring og samarbeid

All kommunikasjon som inneholder vedtak eller andre forpliktende dokumenter skal arkiveres hensiktsmessig. Må finne en god løsning som sikrer sporbarhet mht. dokumenter og mail.

Tone sjekker ut Super Office og presentere et forslag til løsning. Skal delta på Webinar vedrørende dette 10.03.16.

Dropbox, utvide kapasitet og se på funksjonalitet mht. løsningen som er presentert med tanke på organisasjoner/idrettslag. Vurdere oppgradering, Morten ser på utvidet dropbox løsning.

Ansvarlig: Tone og Morten Status: Videreføres

9/16 Streaming – investering av utstyr

For å tilby bedre sendinger fra norske mesterskap kjøpes et ekstra kamera, ATEM Television Studio, samt en pc som håndterer programmet.

Innkjøpene har en ramme på 40000,- pengene tas fra egenkapitalen.

Ansvarlig: Renate Status: Videreføres

10/16 Nordisk for ungdom og junior 2017

Det er Norges Styrkeløftforbund som har gleden av å invitere til ungdom og junior – Nordisk 2017.

I den anledning mangler det arrangør, og dette må på plass så snart som mulig.

Det vil bli sendt ut invitasjon til å søke som arrangør.

Det er vedtatt en arrangementsstøtte på nkr. 25000,- til arrangør.

Ansvarlig: Pål Status: Videreføres

11/16 Regnskap 2015/2016

Vi har en situasjon med IRK (Idrettens regnskapskontor) som ikke er tilfredsstillende. Møte for gjennomgang av status er berammet 29.02.16.

Ansvarlig: Morten Status: Videreføres